Laatste bijgewerkt: 18 juni 2018
Privacy-beleid TCO
Privacy-missie
Vereniging T.C. Ootmarsum (TCO), gevestigd te Ootmarsum en ingeschreven bij de KvK onder
nummer 40073690, wil een actieve en gemoedelijke club voor iedereen zijn, maar wil daarnaast
ervoor zorgen dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en
transparante wijze zal plaatsvinden.
Hieronder leggen wij uit hoe TCO omgaat met persoonsgegevens die TCO verzamelt wanneer je onze
website bezoekt, hoe lang we ze bewaren en hoe de door jou gegeven informatie wordt gebruikt.
Tevens laten wij u onze privacy-gedragsregels weten in dit TCO privacy-beleid.
Het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens
TCO hecht veel waarde aan het behoud van de privacy van de gebruikers van onze website. Wanneer
je onze website bezoekt, slaan onze webservers bij “Easyhosting” om veiligheidsredenen altijd tijdelijk
de verbindingsgegevens van de computer op waarmee je onze website bezoekt. Met behulp van
Google-analytics zijn we in staat om de datum en duur van je bezoek, de identificatiegegevens van de
gebruikte browser (geen IP-adres) en de locatie waar je vandaan kwam te analyseren, maar nooit je
persoonlijke gegevens. Persoonlijke informatie, zoals je naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres,
wordt niet verzameld, tenzij je deze informatie op vrijwillige basis wordt verstrekt, bijvoorbeeld om
digitaal een lidmaatschap aan te vragen of wanneer je contact gaat opnemen met een van onze
vrijwilligers die op deze website staan vermeldt.
Gebruik van Persoonsgegevens
TCO streeft naar bescherming en respecteert je privacy in overeenstemming met de AVG/GPDR die
op 25 mei 2018 is ingegaan.
1.TCO verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens met als doel om uitsluitend een lidmaatschap bij
de KLNTB aan te vragen met behulp van de KLNTB.CLUB (ClubCollect en LISA ) als aspirant lid of
als iemand die lessen ontvangt te registreren, om op deze wijze een juiste ledenadministratie bij te
houden.
2. TCO verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens tevens met behulp van de KLNTB.CLUB om jouw
contributie eventueel te incasseren.
3.TCO gebruikt jouw emailadres uitsluitend om met haar leden te communiceren en nieuwsbrieven te
zenden. Afmelden voor onze nieuwbrief kan door een email te sturen naar [email protected].
TCO zal je persoonsgegevens niet nu of in de toekomst verkopen, overdragen of verspreiden, tenzij
de wet dit vereist of als je hiermee expliciet akkoord gaat.
Gegevens op onze website
U mag de (persoons)gegevens en foto’s die op onze website staan alleen voor persoonlijke of
huishoudelijke doelen (dus privédoeleinden) gebruiken, maar niet in samenhang met zakelijke
activiteiten.
Persoonsgegevens inzien, wijzigen of verwijderen.
In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb je recht op inzage en
correctie van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van je
persoonsgegevens en om verwijdering van je persoonsgegevens uit de KLNTB.CLUB (ClubCollect en
LISA). Dit laatste heeft natuurlijke gevolgen voor je lidmaatschap.
Privacy-gedragsregels
Als TCO beperken wij ons bij het verzamelen van persoonsgegevens tot enkel die gegevens die wij op
rechtmatige wijze en met redelijke middelen hebben verkregen en indien toepasselijk altijd met kennis
of toestemming van de betrokkenen.
Als vrijwilliger/tennisleraar van TCO verzamel je enkel persoonsgegevens: waarvan je op voorhand
weet dat je ze op grond van je takenpakket (rechtmatig) mag verzamelen met die
gegevensverwerkingen (middelen )die je daartoe door je werkgever ter beschikking zijn gesteld en
van die personen waarvan je op voorhand weet dat zij hierover zijn geïnformeerd, dan wel door jou of
een collega hiertoe om toestemming zijn gevraagd.
Als TCO zorgen wij dat de door ons verzamelde persoonsgegevens beperkt blijven tot de doelen
waarvoor ze worden verzameld en steeds met de daarvoor noodzakelijke juistheid, compleetheid en
geldigheid.
Als vrijwilliger/tennisleraar van TCO zorg je dat de persoonsgegevens die je verzamelt enkel
betrekking hebben op de uitvoering van je takenpakket en steeds correct, compleet en voor zover van
toepassing up-to-date zijn.
Als TCO verzamelen wij enkel persoonsgegevens nadat: de doelen van het verzamelen afdoende en
op voorhand bekend zijn gemaakt; duidelijk is dat het gebruik beperkt wordt tot het realiseren van
deze doelen; OF tot andere (van geval tot geval gespecificeerde) doelen die niet strijdig zijn met het
doel waarvoor ze eerder werden verzameld.
Als vrijwilliger/tennisleraar van TCO verzamel je geen persoonsgegevens: dan nadat je op voorhand
bent geïnformeerd dat dit behoort tot je takenpakket; waarvan op voorhand duidelijk is dat ze voor
andere (niet strijdige) doelen gebruikt zullen worden.
Als TCO stellen wij geen persoonsgegevens ter beschikking voor andere doelen dan waarvoor ze zijn
verzameld, behalve dan op grond van: expliciet door de betrokkene gegeven toestemming; een
wettelijke verplichting.
Als vrijwilliger/tennisleraar van TCO geef je enkel aan derden toegang tot persoonsgegevens:
wanneer dit (op voorhand al) deel uitmaakt van je takenpakket; of nadat op voorhand de betrokkene
daartoe uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven; of op grond van het uitvoeren van een wettelijke (of
contractuele) verplichting.
Als TCO gaan wij er vanuit dat de aan ons ter beschikking gestelde persoonsgegevens passend
worden beveiligd via de KLNTB.CLUB tegen verlies, vernietiging, ongeautoriseerde toegang,
ongeoorloofd gebruik, -veranderingen, of terbeschikkingstelling.
Als TCO zorgen wij dat iedere persoon die zich bij ons meldt: antwoord krijgt op de vraag of wij
persoonsgegevens over hem/haar hebben; de feitelijke beschikking krijgt over deze hem betreffende
persoonsgegevens; deze gegevens tegen niet excessieve betaling en in een leesbare vorm krijgt; en
indien hem/haar dit wordt geweigerd, dit onder vermelding van reden wordt geweigerd alsmede de
wijze waarop hiertegen beroep kan worden aangetekend; de hem betreffende persoonsgegevens kan
aanvechten en indien succesvol kan eisen dat deze persoonsgegevens worden verwijderd,
gecorrigeerd, aangevuld of gewijzigd.
Als vrijwilliger/tennisleraar van TCO zorg je dat, indien een persoon zich bij je meldt met de vraag of
TCO persoonsgegevens van hem heeft, dit verzoek wordt doorgegeven aan de vrijwilliger van de
ledenadministratie wiens taak het is deze verzoeken af te handelen
Als TCO zorgen wij dat wij op ieder moment in staat zijn verantwoording af te leggen over de wijze
waarop wij als organisatie invulling geven aan onze privacygedragsregels.
Als vrijwilliger/tennisleraar is het je plicht deze privacygedragsregels bij de uitvoering van de aan jou
opgedragen taken na te leven.
Bewaartermijnen
Als TCO zorgen wij ervoor dat de door ons verzamelde persoonsgegevens niet langer worden
bewaard dan nodig voor het realiseren van het/de op voorhand aangegeven doel(en) waarvoor ze zijn
verzameld. Voor de ledenadministratie hanteert TCO bij het einde van een lidmaatschap een
maximaal bewaartermijn van 6 maanden. Voor de financiële administratie, jaarrekening en
accountantsverklaring hanteren wij een minimale bewaartermijn van 7 jaar vanaf 1 januari na het
opstellen. Voor overeenkomsten met derden hanteren we een maximaal bewaartermijn van 2 jaar na
einddatum als overeengekomen.
Als vrijwilliger/tennisleraar van TCO zorg je dat de persoonsgegevens die je verzamelt niet langer
worden bewaard dan nodig voor het realiseren van het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Jouw rechten?
Met betrekking tot jouw persoonsgegevens bij TCO en KLNTB-Club heb je het recht op inzage, recht
op rectificatie, recht op vergetelheid en het recht op dataportabiliteit. Mocht je vragen of klachten
hebben dan kun je contact met ons opnemen via het emailadres: [email protected]
Indien je van mening bent dat TCO met betrekking tot jouw persoonsgegevens in strijd met de wet- en
regelgeving handelt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
